Корпоративная ERP-cистема для автоматизации управления и делопроизводства INFRACAT

Общие положения

Система INFACAT предназначена для автоматизации деятельности компании, от ведения проектов и организации документооборота, до реализации автоматизированной схемы постановки/контроля выполнения задач.

Система INFACAT эффективно реализует автоматизацию любых процессов в компании посредством следующих функций:

• разбиение деятельности компании на проекты и ведение каждого проекта в отдельности
• аккумуляция, структурно-связанное хранение, статистическая обработка и анализ всех необходимы для деятельности компании данных, а также результатов ее деятельности (в том числе автоматизируя функции логистики и финансового контроля)
• постановка и контроль выполнения задач по каждому из проектов
• комплексная организация документооборота, в том числе бухгалтерии
• Drilldown - возможность по любому элементу (проект, документ, контакт, задача, оплата и пр.) проследить всю цепочку связей, в которых он фигурирует
• разграничения прав на просмотр и редактирование любых данных в соответствие с иерархической структурой «начальник-подчиненный», а также «рабочая группа»
• организация удаленной работы с системой через интернет, что позволяет эффективно работать сотрудникам на дому или в командировке, а также географически удаленным подразделениям компании
• удобная визуализация и фильтрация хранимых данных
• импорт/экспорт из/в популярные форматы хранения данных (Microsoft Excel, Microsoft Access, DBF, CSV)
• прем и передача данных из/во внешние приложения для вычисления, обработки, анализа или визуализации
• автоматическое формирование любых необходимых отчетов

Кроме того, при необходимости на базе системы INFRACAT эффективно реализуются следующие сервисы ситуационного кабинета:

• дистанционное обсуждение и согласование документов;
• онлайн-конференции и совещания (в том числе с видео- и аудио-трансляцией);
• прогнозирование ситуаций и автоматическое принятие решений.

Система INFACAT имеет трехкомпанентную архитектуру (сервер - сервер приложений - клиентский модуль) и построена на основе современной и мощной концепции управления неструктурированными данными на основе связки SQL/XML, что позволяет системе:

• снизить до минимума требования к клиентскому оборудованию;
• работать с системой удаленно с любого компьютера, подключенного к интернет, без предварительной установки на него какого-либо дополнительного программного обеспечения;
• обеспечить максимальную открытость системы по отношению внешним модулям для генерации данных, обработки и визуализации информации, шаблонам документов и отчетов и пр.;
• обеспечить максимально эффективную обработку данных вне зависимости от схемы инфраструктуры;
• производить настройку под людую схему организации работы в инфраструктуре, свободно дополнять и изменять конфигурации под требования инфраструктуры без приостановки работы системы;
• обеспечить простоту и доступность интерфейса администрирования и интерфейса пользователя;
• обеспечивать доступ к данным на основе стандартных веб-протоколов, что обеспечивает простоту внедрения и дальнейшего масштабирования системы;
• обеспечить на своей базе простую и эффективную организацию интернет/интранет систем (веб-сайтов, интернет-магазинов, B2B-площадок и пр.);
• обеспечить необходимую безопасность данных: для обеспечения безопасности данных используются последние разработки зарубежных и отечественных специалистов, причем как программные, так и аппаратные. Система шифрования постоянно изменяется, что обеспечивает системе максимальную защищенность.

Одним из основных преимуществ системы INFACAT является простота настройки и конфигурирования всей структуры корпоративных данных, что позволяет пользователю, владеющему необходимыми правами, полностью настраивать систему самостоятельно. Для настройки структуры данных нет необходимости обращать к специалистам или обладать какими-либо навыками программирования.

Система INFACAT разработана компанией ЗАО «ПРОРОК ВЕБ-СОФТ» на основе научной базы, предоставленной Институтом Проблем Управления РАН им.Трапезникова (ИПУ РАН).

[ кликните на схеме для ее увеличения... ]

Базовыми элементами схемы функционирования системы CAT (версия для инфраструктур) являются: база данных, которая может содержать любые данные, представленные в виде ВНУТРЕННИХ МОДУЛЕЙ;

• коммуникационно-аналитическая площадка, предоставляющая непосредственно сервисы системы и содержащая необходимые интерфейсные компоненты;
• ВНЕШНИЕ МОДУЛИ, предоставляющие внешние сервисы, такие как клиенты электронной почты, ICQ, модули прогнозирования и обработки статистики, ситуационные кабинеты, бухгалтерские программы и пр.

ВНУТРЕННИЕ МОДУЛИ

Структурной единицей базы данных в системе CAT является внутренний модуль. Внутренний модуль описывает любую интуитивно понятную сущность (компоненту), участвующую в процессе функционирования инфраструктуры. Базовыми (изначально устанавливаемыми) модулями являются:

• проект;
• задача;
• контакт;
• документ.

Все проекты между собой тесно взаимосвязаны и могут использоваться для описания функционирования ядра большинства инфраструктур.

Модулем ПРОЕКТ возможно описать единицу инфраструктуры на каждом уровне иерархии.

Например, проект «Холдинг» может содержать подпроекты «ЗАО 1», «ЗАО 2» и т.д, представляющие собой юридические лица компаний, входящих в холдинг. Далее, каждый проект «ЗАО» в своем составе может иметь проекты филиалов, региональных представительств или различных отраслей своей деятельности. И так далее, вплоть до проектов «отдел».

Модуль ЗАДАЧА может описывать поставленные в рамках ПРОЕКТОВ задачи и цели. Модуль «задача» тесно взаимодействует с модулем КОНТАКТ, который описывает все возможные контакты: всех сотрудников вашей компании, всех ваших клиентов и партнеров. При этом при постановке руководителем новой задачи в автоматическом режиме осуществляется оповещение ответственного лица и всех исполнителей задачи. Кроме того, при приближении срока подачи отчета о результатах выполнения задачи, в автоматическом режиме высылается напоминание руководителю проекта и ответственному за задачу.

Модуль ДОКУМЕНТ описывает все документы, используемые инфраструктурой в процессе функционирования. Изначально предусмотрено три категории документов: константы, то есть документы, используемые часто, но не требующие частого изменения (логотипы, бланки, реквизиты, типовые формы договоров, типовые коммерческие предложения); текущие документы и архив, которые могут содержать весь документооборот по каждому из проектов и задач (договора, технические задания, переписка, бухгалтерия и пр.).

Содержание системы

На момент передачи заказчику система имеет следующие виды структур данных:

	Проекты содержит иерархическое дерево проектов, поставленных перед некоторым числом подчиненных в производственном процессе. Существуют проекты типа «головной», не находящийся в подчинении других проектов; и «подчиненный», созданный проектом предыдущего уровня иерархии проектов.
	Оплаты содержит иерархическое дерево оплат и финансовых расчетов по текущим проектам.
	Задачи содержит таблицу задач по текущим проектам, поставленных перед сотрудниками.
	Документы В системе присутствуют в электронном виде. В данном объекте верхнего уровня содержится БД по основным электронным документам. Объекты типа «константы» (папка Константы) являются объектами «общего пользования», например логотипы, штампы, реквизиты, бланки и т.п. Они могут вставляться в объекты других папок как шаблоны. Объекты типа «Договора» и «Счета».
	Контакты Содержит базу данных физических и юридических лиц, участвующих в проектах: сотрудников, клиентов, поставщиков, партнеров и т.п. Контакты в системе представляют собой структурированную электронную «записную книжку», с возможностью поиска по ней.
	Справочники содержит необходимую информацию справочного характера: каталоги товаров, услуг и пр.
	Статистика отчет, сформированный на основе множества других отчетов, представляющий собой логически связный отчет по этому множеству отчетов. Статистика не является отдельной сущностью в системе infraCAT, она строится на основе выбранных параметров (требования к отчетности) при создании или изменении проекта.
	Отчет результат работы над проектом (в электронном виде) доступный для ознакомления инициаторам всех проектов выше по иерархическому дереву. Отчет доступен «только для чтения», удаление отчетов происходит вместе с удалением проектов. Отчет не является отдельной сущностью в системе infraCAT, он строится на основе выбранных параметров (требования к отчетности) при создании или изменении проекта.

Объекты в системе организованы в виде структурированного хранилища с возможностью поиска по нему.

Концепция свободного масштабирования позволит вам самостоятельно добавлять, изменять и конфигурировать категории модуля «документ», а также любых других модулей.

Каждая сущность в базе данных описывается объектом.

Каждый параметр имеет свой номер, который присваивается автоматически при создании этого параметра.

Параметры объектов подразделяются на параметры непосредственно для данного объекта и на параметры объектов нижнего уровня.

Параметры (поля) имеют следующие свойства, задаваемые пользователем:

Наименование – имя параметра, определяющее его смысловую нагрузку

Тип – тип данных, содержащихся в поле значения параметра

Значение – накладываемые ограничения на данные, которые хранятся в параметре, в зависимости от типа

Правила – задание пользователей, которым будет доступен просмотр данного параметра.

Концепция распределенности позволяет осуществлять доступ к любым документам (в случае соответствия прав доступа), а также к системе администрирования проектов и задач из любой точки мира.

Средствами коммуникационно-аналитической площадки системы CAT реализуется дистанционное согласование документов указанным перечнем лиц («контактов») с аккумуляцией и анализом всех изменений и пожеланий согласующих. Поддерживается синхронизация и архивирование версий. Кроме того, коммуникационно-аналитическая площадка позволяет организовывать дистанционные совещания, при этом участники совещаний могут находиться не только в разных офисах, но и в разных городах и странах. Также реализуется поиск и выборка информации в базе данных по любому запросу, проекту, задаче, документу.

При помощи подключения внешних модулей возможен сбор и обработка статистики по функционированию инфраструктуры, прогнозирование ее развития и выработка рекомендаций для руководства. Кроме того, интерфейс подключения внешних модулей позволяет использовать уже установленное и привычное вам программное обеспечение для работы с электронной почтой, средствами коммуникаций, бухгалтерского учета, управления товарооборотом и пр.

Кроме того, возможна синхронизация информации базы данных системы CAT с карманными компьютерами Palm, что позволит руководству компании всегда и везде располагать наиболее полной и свежей информацией о состоянии дел в инфраструктуре.